Guía
Cómo pedir la autorización de habeas data en Google Forms
Si recoges nombres, correos, celulares o cédulas con Google Forms, en Colombia necesitas la autorización de tratamiento de datos personales (Ley 1581 de 2012). Así la agregas paso a paso, y estas son las limitaciones que conviene conocer.
Qué exige la ley
La Ley 1581 de 2012 (habeas data) exige que, antes de recoger datos personales, obtengas la autorización previa, expresa e informada de la persona (artículo 9), y que puedas demostrarla después. Al pedirla debes informarle (artículo 12):
- Qué harás con sus datos y para qué (las finalidades).
- Que responder preguntas sobre datos sensibles o sobre niños, niñas y adolescentes es opcional.
- Sus derechos: conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, y revocar la autorización.
- Quién eres y cómo contactarte: nombre o razón social, dirección, correo y teléfono.
Además, debes tener una política de tratamiento de datos publicada.
1. Redacta el texto de autorización
Un ejemplo que puedes adaptar (cambia lo que está entre corchetes):
Autorizo a [NOMBRE O RAZÓN SOCIAL], identificada con NIT [NÚMERO], con domicilio en [DIRECCIÓN, CIUDAD], para tratar mis datos personales con el fin de [FINALIDADES, por ejemplo: gestionar mi inscripción y contactarme sobre el evento], conforme a la Ley 1581 de 2012 y a su política de tratamiento de datos, publicada en [ENLACE]. Sé que puedo conocer, actualizar, rectificar y suprimir mis datos, y revocar esta autorización, escribiendo a [CORREO] o llamando al [TELÉFONO]. Las respuestas sobre datos sensibles o de menores de edad son opcionales.
2. Agrégalo en Google Forms, paso a paso
Como la autorización debe ser previa, ponla antes de las preguntas que piden datos personales. La forma más clara es usar dos secciones:
- Primera sección, la autorización. En el formulario, pulsa Agregar título y descripción y pega el texto de autorización (o un resumen con el enlace a tu política).
- Agrega la casilla. Debajo, crea una pregunta de tipo Casillas de verificación con una sola opción: «Autorizo el tratamiento de mis datos personales en los términos anteriores». Activa Obligatoria.
- Segunda sección, los datos. Pulsa Agregar sección y pon ahí las preguntas de nombre, correo, celular, etc. Así nadie escribe sus datos antes de autorizar.
- Valida los datos (opcional). En las preguntas de celular o documento puedes usar Validación de respuestas → Expresión regular para exigir, por ejemplo, 10 dígitos que empiecen por 3.
- Revisa la vista previa (el ícono del ojo) en el celular antes de compartir.
3. Guarda la prueba
En la hoja de respuestas, Google Forms guarda la marca temporal y el valor de la casilla de cada persona. Eso muestra que marcó la casilla, pero no qué texto leyó. Para completar la prueba:
- Guarda una copia fechada (por ejemplo, en PDF) del texto de autorización de cada formulario.
- Si cambias el texto después de publicar, guarda también la versión nueva con su fecha: las respuestas anteriores se dieron con el texto anterior. Lo más limpio es crear un formulario nuevo.
- No borres la hoja de respuestas mientras uses esos datos: es tu evidencia.
Limitaciones de Google Forms para recoger datos en Colombia
- No funciona sin internet. Si quien responde pierde la señal, no puede enviar el formulario. Es un problema en campo, ferias o zonas rurales.
- Para adjuntar archivos hay que tener cuenta de Google. La pregunta de carga de archivos obliga a quien responde a iniciar sesión, y muchas personas abandonan ahí.
- No guarda qué versión del texto aceptó cada persona. La prueba depende de que tú conserves las copias.
- No hay firma. Para una firma debes usar complementos de terceros.
- No valida el NIT. Con expresiones regulares validas el formato, pero no el dígito de verificación de la DIAN.
La alternativa: la autorización se agrega sola
En Diligéncialo escribes una vez el nombre de tu empresa, tu NIT, tu correo y para qué usarás los datos, y el texto de autorización se arma y se agrega a cada formulario con la casilla sin marcar. Con cada respuesta queda guardada la fecha, la hora, la dirección IP y la versión exacta del texto aceptado; si quieres, también la firma de la persona. Además, el formulario sigue funcionando sin señal, recibe fotos y PDF sin pedir cuenta, y valida celulares, cédulas y el NIT con su dígito de verificación.
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Preguntas frecuentes
¿Google Forms cumple la Ley 1581?
Google Forms es una herramienta: quien cumple o no la ley eres tú, como responsable de los datos. Puedes usarlo cumpliendo la ley si informas lo que exige el artículo 12, obtienes la autorización antes de recoger los datos, conservas la prueba y usas los datos solo para lo que informaste.
¿Basta con una casilla que diga «Acepto»?
La casilla debe ir acompañada del texto que informa quién es el responsable, para qué se usarán los datos, qué derechos tiene la persona y cómo ejercerlos, o de un enlace visible a ese texto. Una casilla sin esa información no es una autorización informada.
¿Puedo marcar la casilla por defecto?
No. La autorización debe ser expresa: la persona tiene que marcarla ella misma. Google Forms no permite dejar casillas marcadas por defecto, así que por ese lado no hay problema.
¿Dónde quedan los datos de Google Forms?
En la cuenta de Google de quien creó el formulario y, si las vinculas, en una hoja de cálculo de Google Sheets. Menciona en tu política de tratamiento qué proveedores usas para almacenar los datos.