Diligéncialo

Política de tratamiento de datos personales

Versión del 30 de septiembre de 2026 · Vigente desde el 1 de octubre de 2026

Resumen. Diligéncialo actúa como Responsable respecto de los datos que trata directamente para administrar su plataforma y como Encargado respecto de los datos que sus clientes recopilan mediante formularios. En este último caso, el cliente determina las finalidades y Diligéncialo trata la información por su cuenta.

1. Responsable

2. Nuestros dos roles

2.1 Como Responsable

Somos responsables de los datos de las personas que crean y administran cuentas en Diligéncialo y de los datos que tratamos para prestar, asegurar y administrar nuestros propios servicios.

2.2 Como Encargado

Cuando una persona diligencia un formulario creado por un cliente, el cliente define las finalidades y condiciones del tratamiento y actúa como Responsable, cuando esa sea su calidad jurídica. Diligéncialo actúa como Encargado y trata los datos por cuenta del Responsable. El Responsable debe identificar sus datos de contacto y su aviso o política en el formulario.

3. Principios

Aplicamos los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad reconocidos por la Ley 1581 de 2012.

4. Datos que tratamos como Responsable

5. Finalidades

  1. Crear, administrar y proteger cuentas.
  2. Prestar las funcionalidades contratadas.
  3. Autenticar usuarios y recuperar cuentas.
  4. Procesar pagos y gestionar planes.
  5. Atender soporte, peticiones, quejas y reclamos.
  6. Prevenir fraude, abuso y suplantación.
  7. Cumplir obligaciones legales y requerimientos de autoridades.
  8. Realizar estadísticas internas agregadas y no dirigidas a identificar titulares.
  9. Informar cambios relevantes del servicio.

No vendemos las bases de datos personales. Las comunicaciones comerciales propias se realizarán cuando exista una base jurídica válida y, cuando corresponda, una autorización separada.

6. Datos de formularios como Encargado

Podemos almacenar preguntas, respuestas, evidencias de autorización, firmas, archivos y otros datos configurados por el Responsable. No decidimos las finalidades de esos tratamientos y no utilizamos las respuestas para fines propios. El alcance del tratamiento está definido en los Términos de uso y en el Acuerdo de encargo y transmisión de datos. La normativa colombiana exige que el contrato entre Responsable y Encargado establezca el alcance, las actividades y obligaciones del Encargado.

7. Datos sensibles y menores

No promovemos la recolección innecesaria de datos sensibles. Cuando un cliente los requiera, debe definir la finalidad, informar su carácter sensible y cumplir las reglas legales aplicables. Los datos de niños, niñas y adolescentes están sometidos a protección reforzada y su tratamiento debe respetar el interés superior y las demás reglas aplicables.

8. Derechos

El titular puede conocer, actualizar y rectificar sus datos, solicitar prueba de la autorización, conocer el uso dado a la información, presentar quejas ante la SIC una vez agotado el trámite correspondiente, revocar la autorización o solicitar supresión cuando sea procedente y acceder gratuitamente a sus datos.

9. Procedimiento

Las solicitudes pueden enviarse a info@diligencialo.com con identificación del solicitante, descripción de la petición y documentos de soporte. Cuando la solicitud corresponda a datos tratados por cuenta de un cliente, podremos trasladarla al Responsable y colaborar técnicamente con su atención.

10. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables según el riesgo: HTTPS, controles de autenticación, acceso administrativo restringido, copias de seguridad, controles sobre archivos, registro de eventos y medidas para prevenir acceso no autorizado. Ningún sistema es absolutamente seguro.

11. Incidentes

Si ocurre un incidente de seguridad que afecte datos personales, activaremos el procedimiento interno de incidentes, adoptaremos medidas de contención y recuperación y realizaremos las comunicaciones que legalmente correspondan. Cuando actuemos como Encargado, informaremos al Responsable sin demora injustificada y colaboraremos con su gestión.

12. Proveedores y ubicación

Utilizamos proveedores tecnológicos para alojamiento, correo, pagos, seguridad u otros servicios necesarios. Los proveedores que puedan intervenir en el tratamiento estarán sujetos a obligaciones contractuales de confidencialidad y seguridad compatibles con su función. La transmisión de datos a un Encargado se diferencia jurídicamente de una transferencia a otro Responsable.

La ubicación efectiva de los datos y los proveedores podrán cambiar por razones técnicas o comerciales. Cuando exista tratamiento o comunicación internacional, verificaremos previamente las reglas aplicables.

13. Conservación

Conservaremos los datos durante el tiempo necesario para las finalidades informadas, para atender obligaciones legales y contractuales y para ejercer o defender derechos. Los datos de formularios se conservarán según las instrucciones y configuraciones del Responsable y los plazos técnicos del servicio.

14. RNBD

Cumpliremos las obligaciones relacionadas con el Registro Nacional de Bases de Datos cuando, de acuerdo con la legislación vigente, tengamos la calidad de sujeto obligado. El hecho de no estar obligado a registrar una base de datos no elimina las demás obligaciones del régimen de protección de datos.

15. Cambios

Si modificamos sustancialmente esta política, informaremos la nueva versión y su fecha de vigencia.