Acuerdo de encargo y transmisión de datos personales
1. Partes
RESPONSABLE: [NOMBRE/RAZÓN SOCIAL], identificado con [NIT/C.C.], con domicilio en [CIUDAD], correo [CORREO].
ENCARGADO: Carlos Gómez, identificado en la plataforma como NIT 78233949, con domicilio en La Estrella, Antioquia, Colombia, correo info@diligencialo.com.
2. Objeto
El Responsable encarga al Encargado determinadas operaciones de tratamiento de datos personales necesarias para prestar el servicio de formularios web Diligéncialo. El Encargado no adquiere la facultad de decidir las finalidades del tratamiento de las bases de datos del Responsable.
3. Categorías de titulares
Podrán incluirse, según el formulario: clientes, prospectos, empleados, contratistas, proveedores, participantes, usuarios, visitantes u otras personas cuyos datos sean suministrados por el Responsable.
4. Categorías de datos
Podrán incluirse datos de identificación, contacto, ubicación, información comercial, laboral, documentos, fotografías, firmas electrónicas, archivos y demás datos estrictamente necesarios para las finalidades definidas por el Responsable.
El tratamiento de datos sensibles, de niños, niñas y adolescentes o de información sometida a reglas especiales solo podrá realizarse cuando el Responsable haya definido previamente la finalidad, fundamento y medidas especiales aplicables y el servicio de Diligéncialo permita técnicamente dicho tratamiento.
5. Operaciones autorizadas
- Captura y recepción de datos mediante formularios.
- Almacenamiento y organización técnica.
- Consulta por usuarios autorizados del Responsable.
- Exportación solicitada por el Responsable.
- Copias de seguridad.
- Generación de comprobantes o evidencias de autorización.
- Eliminación conforme a instrucciones, plazos configurados y obligaciones legales.
6. Instrucciones del Responsable
El Responsable define las finalidades, los campos, las categorías de datos, los titulares, los plazos de conservación y las personas autorizadas para consultar la información. La configuración del formulario constituye una instrucción operativa, sin perjuicio de instrucciones adicionales documentadas.
7. Obligaciones del Responsable
- Definir finalidades legítimas y concretas.
- Obtener las autorizaciones necesarias y conservar prueba de ellas.
- Informar a los titulares sobre sus derechos y canales de atención.
- Atender consultas y reclamos dentro de los términos legales.
- Instruir al Encargado cuando se requiera actualizar, rectificar, suprimir o exportar información.
- Determinar los períodos de conservación y cumplir las obligaciones legales propias de sus bases de datos.
- Garantizar que los datos entregados al Encargado sean obtenidos y suministrados conforme a la ley.
8. Obligaciones del Encargado
- Tratar los datos únicamente conforme al encargo, las instrucciones y la legislación aplicable.
- Guardar confidencialidad sobre la información.
- Aplicar medidas técnicas, humanas y administrativas razonables de seguridad.
- Restringir el acceso administrativo a las personas que lo necesiten para prestar el servicio.
- No vender, arrendar, comercializar ni utilizar para fines propios las respuestas de los formularios.
- Informar al Responsable de incidentes de seguridad que afecten o puedan afectar los datos.
- Colaborar razonablemente con el Responsable en la atención de derechos de los titulares.
- Eliminar o devolver los datos conforme a las instrucciones del Responsable, salvo conservación legal o técnica temporal.
9. Subencargados y proveedores
El Encargado podrá utilizar proveedores tecnológicos indispensables para alojamiento, correo, copias de seguridad, pagos, seguridad u otros servicios. Cuando estos proveedores puedan acceder a datos personales, el Encargado procurará que existan obligaciones contractuales de confidencialidad y seguridad y que el tratamiento se limite a la prestación del servicio.
Los proveedores actualmente identificados en la documentación de Diligéncialo deberán mantenerse actualizados en la Política de tratamiento de datos y, cuando sea necesario, en este acuerdo.
10. Seguridad e incidentes
El Encargado aplicará medidas razonables de seguridad atendiendo a la naturaleza, volumen y riesgos de la información. Si ocurre un incidente que afecte o pueda afectar datos personales del Responsable, el Encargado lo comunicará sin demora injustificada, indicando, en la medida disponible, la naturaleza del incidente, categorías de datos afectadas, medidas adoptadas y acciones recomendadas.
11. Solicitudes de los titulares
El Responsable conserva la función principal de atender las solicitudes relacionadas con las finalidades de su tratamiento. El Encargado colaborará mediante búsqueda, actualización, exportación, bloqueo o eliminación cuando ello sea técnicamente posible y haya sido solicitado por el Responsable o resulte necesario por obligación legal.
12. Transferencias y transmisiones internacionales
El Encargado no realizará transferencias internacionales de las bases de datos por iniciativa propia. Si un servicio tecnológico implica comunicación de datos fuera de Colombia, las partes deberán verificar previamente las reglas aplicables a la transferencia o transmisión internacional y documentar las garantías y autorizaciones que correspondan.
13. Conservación y eliminación
Los datos se conservarán durante el plazo definido por el Responsable y dentro de las condiciones técnicas del servicio. Al finalizar el servicio, el Responsable podrá solicitar la exportación y eliminación de los datos. El Encargado podrá conservar temporalmente copias de seguridad durante el ciclo técnico de respaldo y deberá eliminarlas posteriormente, salvo obligación legal.
14. Vigencia
Este acuerdo estará vigente mientras el Encargado trate datos personales por cuenta del Responsable. Las obligaciones de confidencialidad, seguridad y atención de incidentes continuarán después de la terminación mientras exista información confidencial o datos personales bajo custodia.
15. Aceptación
El acuerdo podrá aceptarse mediante firma manuscrita, firma electrónica u otro mecanismo legalmente válido que permita demostrar la voluntad de las partes.
RESPONSABLE: ______________________________
Nombre: [______________________________]
Identificación: [_______________________]
Fecha: [_______________________________]
ENCARGADO – Diligéncialo: ______________________________
Carlos Gómez · NIT 78233949
Fecha: [_______________________________]